Recepcjonistka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Lokalizacja: Warszawa (Mokotów)

Zakres obowiązków:

• Obsługa centrali telefonicznej (rozmowy przychodzące i wychodzące).
• Obsługa poczty (wchodzącej i wychodzącej), w tym kurierskiej (krajowej i zagranicznej).
• Skanowanie, zapisywanie i wysyłanie skanów faktur/dokumentów do księgowych, kancelarii prawnych, zarządców nieruchomości.
• Organizacja podróży, aktualizacja wspólnego kalendarza (OlFolders).
• Codzienny nadzór i weryfikacja sprawnego funkcjonowania urządzeń biurowych oraz czystości i porządku w biurze (kontakt i interwencje u firm obsługujących).
• Zamówienia biurowe po zatwierdzeniu przez kierownika biura.
• Obsługa sali konferencyjnej i gości.
• Prowadzenie, rozbudowa i aktualizacja bazy danych na serwerze wspólnym.
• Odbiór i dostarczenie dokumentów do urzędów skarbowych, banków, sądu.
• Organizacja i monitorowanie serwisu kopiarki i drukarek, (przygotowywanie wykazów brakujących tonerów oraz spisywanie ich zużycia), raportowanie o comiesięcznym zużyciu tonera i organizacja napraw.
• Sprawdzanie poprawności faktur za określone usługi dla biura.
• Wprowadzanie przelewów do bankowości elektronicznej (weryfikacja faktur i kontrahentów, uzyskanie akceptacji, weryfikacja realizacji płatności).
• Koordynacja niszczenia i usuwania dokumentów.
• Aktualizowanie listy klientów na lokalnej poczcie i recepcji budynkowej, stała współpraca pomiędzy recepcją budynkową a listonoszem.
• Organizacja archiwum Spółki, rejestracja i digitalizacja dokumentów klientów Spółki, współpraca z księgowymi przy organizacji General File klientów (wersja papierowa i elektroniczna).
• Inne prace zlecone przez Kierownika Biura.

Wymagania:

• Doświadczenie na stanowisku biurowym,organizacyjnym lub pokrewne.
• Wykształcenie wyższe.
• Język angielski na poziomie B2.
• Swobodna obsługa pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.
• Dobra organizacja pracy, wielozadaniowość.
• Komunikatywność.

Oferujemy:

• Umowę o pracę na zastępstwo (18 miesięcy, z możliwością przedłużenia)
• Wynagrodzenie na poziomie 6000-7000 brutto
• Pracę stacjonarną w biurze niedaleko galerii Westfield Mokotów
• Pakiet opieki medycznej (Luxmed)